Bürokratieabbau gehört seit Jahren zu den Reformversprechen der deutschen und europäischen Politik. Ein Grundproblem liegt darin, dass Bürokratieabbau politisch oft als kurzfristige Entlastung versprochen wird, in der Verwaltung aber nur als dauerhafte Arbeit an Verfahren, Zuständigkeiten und Routinen wirksam werden kann. Weniger Regeln helfen nur dann, wenn Verwaltungen Verfahren auch wirklich neu strukturieren, digitalisieren und vereinfachen können. Dazu braucht es nicht nur Regulierung und Technologie, sondern auch Anreize für die Menschen, insbesondere in der Verwaltung, die solche Veränderungen vorantreiben.
Bisherige Erkenntnisse deuten jedoch darauf hin, dass die Bemühungen in Deutschland noch nicht zu einer spürbaren Entlastung geführt haben. Im Jahr 2025 etwa betrugen die direkten Bürokratiekosten aus den bundesrechtlichen Informationspflichten der Unternehmen 65 Mrd. €, was 1,5 % des Bruttoinlandsprodukts entsprach und somit in einer ähnlichen Größenordnung lag wie das reguläre Verteidigungsbudget im Jahr 2025. Auch der Bürokratiekostenindex liegt Ende 2025 mit 96,36 Punkten noch nahe an seinem Basiswert (100 Punkte) von 2012.
Dabei ist nicht jeder administrative Aufwand vermeidbare Bürokratie: Die Umsetzung von Regeln – etwa für kostengleiche grenzüberschreitende Euro-Zahlungen – verursacht zwar Aufwand, schafft aber zugleich wirtschaftliche Vorteile für Bürger und Unternehmen. Übermäßige bürokratische Belastungen sind jedoch nicht nur ein Ärgernis, sondern beeinflussen den Markteintritt und Investitionen und somit auch die Produktivität. Die OECD verweist mit Blick auf Deutschland z. B. auf administrative Belastungen bei Unternehmensgründungen, fehlende digitale Verfahren und die mangelhafte Verknüpfung dezentraler Register. Doch allein die zunehmende Digitalisierung wird das Problem nicht lösen. Wenn alte Prozesse nur elektronisch repliziert werden, ersetzen wir die analoge Bürokratie durch digitale Bürokratie. Die Verwaltung wird erst dann schneller, einfacher und verlässlicher, wenn die Prozesse selbst verändert werden.
Dass Reformen dennoch schwer vorankommen, liegt auch an den Anreizstrukturen im öffentlichen Sektor. Verwaltungen arbeiten unter Bedingungen, die schwer mit denen im Privatsektor zu vergleichen sind, etwa aufgrund intensiver politischer Kontrolle, starker rechtlicher Verpflichtungen und geringer Fehlertoleranz. Politische und gesellschaftliche Ziele sind oft vielfältig, geeignete Leistungsindikatoren sind schwer zu bestimmen, und eine zu enge Kontrolle durch einzelne Kennzahlen kann falsche Anreize schaffen. Hinzu kommt, dass, wer ein Verfahren vereinfachen will, zunächst mehr Arbeit und Verantwortung übernehmen muss für Abstimmungen mit anderen Institutionen, rechtliche Fragestellungen, technische Anpassungen, Widerstände in der Organisation und das Risiko, unliebsame Probleme sichtbar zu machen. Häufig trägt die reformierende Behörde Aufwand und Risiko, während die Vorteile der Vereinfachung bei Unternehmen, Bürgern oder anderen Behörden entstehen, oft aber auch erst Jahre nach der Umsetzung der Reformen.
Wenn Reformengagement kaum durch berufliche Aufstiegsmöglichkeiten oder finanzielle Anerkennung belohnt wird, erfolgreiche Vereinfachungen selten sichtbar sind oder institutionelle Stagnation kaum direkte Nachteile hat, kann Veränderung nur schwierig ausreichend belohnt werden. Genau deshalb sollte Leistungsorientierung nicht bedeuten, die Verwaltung auf ein paar spezifische Kennzahlen zu reduzieren. Stattdessen sollte sichtbar gemacht werden, wo Verantwortung übernommen wird und wo die Verwaltung tatsächlich vereinfacht und weiterentwickelt wird. Der Sachverständigenrat schlägt vor, Verwaltungsleistungen durch Indikatorensysteme sichtbarer zu machen, Ergebnisse in digitalen Dashboards zu veröffentlichen und dadurch Vergleichbarkeit zwischen Gemeinden, Kreisen und Ländern zu ermöglichen.
Der entscheidende Punkt ist nicht, den Staat wie ein Unternehmen zu behandeln. Entscheidend ist vielmehr, Reformfortschritt, Leistung und Verantwortung für die Umsetzung im öffentlichen Sektor stärker sichtbar und besser zurechenbar zu machen. Wenn nur Regeln gestrichen werden, aber Zuständigkeiten, Dateninfrastrukturen und Verantwortlichkeiten unangetastet bleiben, werden bestenfalls punktuelle Entlastungen erreicht. Wenn digitalisiert wird, aber Prozesse nicht vereinfacht werden, wird Bürokratie einfach nur ins Digitale verschoben. Und wer von Beschäftigten im öffentlichen Sektor Modernisierung erwartet, ohne Engagement attraktiv zu machen, unterschätzt den Faktor der adäquaten Anreizsetzung. Daher wird aus dem zunehmend gewünschten Bürokratieabbau wohl nur ein umsetzbares Modernisierungsprojekt werden, wenn man klare Rechtsetzung mit digitaler Infrastruktur und besseren Umsetzungsanreizen zusammenführt.