In der deutschen Verwaltung zeigt sich derzeit, was KI-Agenten leisten können. Im Agentic AI Hub des Bundesministeriums für Digitales und Staatsmodernisierung haben 19 Kommunen gemeinsam mit neun Start-ups in 20 Pilotprojekten erprobt, wie agentische künstliche Intelligenz (KI) Prozesse beschleunigen, Anträge prüfen und Mitarbeitende entlasten kann. Ziel ist es, skalierbare Lösungen zu entwickeln, die bundesweit als Blaupause für die digitale Staatsmodernisierung dienen. Gemeint sind Systeme, die mehrstufige Aufgaben weitgehend selbstständig bearbeiten. Für komplexe Anträge meldet das Ministerium eine Verkürzung der Durchlaufzeiten um mehr als 90 % sowie Zeitersparnisse von bis zu 28 Stunden je Vorgang. Seit Oktober läuft die zweite Pilotphase; erfolgreiche Anwendungen sollen auf weitere Kommunen übertragen werden. Die Ergebnisse zeigen das Potenzial der Technologie. Sie verdecken jedoch leicht einen entscheidenden Unterschied: Eine Verwaltung, die Bürokratie schneller verarbeitet, hat noch keine Bürokratie abgebaut. Für die Bewertung ist eine Unterscheidung zentral. Regeln bestimmen, welche Voraussetzungen, Ausnahmen und Rechtsfolgen gelten. Informationspflichten legen fest, welche Angaben und Nachweise zu erbringen sind. Daraus entstehen Compliance-Kosten für Bürger:innen und Unternehmen sowie Vollzugskosten für die Verwaltung. KI-Agenten können vor allem diese beiden Kostenarten senken: Sie erfassen Daten, prüfen Unterlagen, übertragen Informationen und bereiten Entscheidungen vor. Ob eine Pflicht, ein Nachweis oder ein Verfahrensschritt überhaupt erforderlich ist, beantworten sie hingegen nicht. Komplexität verschwindet nicht dadurch, dass Maschinen besser damit umgehen können.
Genau hier liegt der ökonomische Mechanismus. Sinken die Kosten, die bürokratischen Pflichten zu erfüllen und zu wahren, ändern sich die Anreize. Unternehmen können Melde- und Nachweispflichten mit weniger Personalaufwand erfüllen und Behörden können mehr Fälle mit denselben Ressourcen bearbeiten. Das ist zunächst ein Produktivitätsgewinn. Je leichter sich Pflichten automatisieren lassen, desto weniger dringlich kann deren Vereinfachung jedoch erscheinen. Bei neuen Regeln kann zugleich die politische Schwelle für zusätzliche Informationspflichten sinken, wenn deren Erfüllung weniger Aufwand erfordert. Es droht ein Bürokratie-Rebound: Was technisch leichter umsetzbar ist, lässt sich politisch leichter beibehalten oder neu einführen. Zugleich können niedrigere Zugangskosten die Zahl der Anträge oder der Rechtsbehelfe erhöhen. Auch deshalb sind kürzere Bearbeitungszeiten pro Fall kein hinreichender Maßstab für den Bürokratieabbau. Das ist gerade jetzt relevant. Die Europäische Kommission will den Verwaltungsaufwand für Unternehmen um mindestens 25 % und für kleine und mittlere Unternehmen um mindestens 35 % senken. Die OECD beschreibt Fragmentierung, Komplexität und Berichtspflichten als zentrale Treiber regulatorischer Belastungen und fordert einen systematischen Ansatz zur Vereinfachung. Für Deutschland zeigen Kuhlmann und Missenhardt (2025), wie Bündelung, verbindliche Standards und das Once-Only-Prinzip Verwaltungsprozesse entlasten können. Die falsche Reihenfolge wäre, historisch gewachsene Verfahren zunächst zu automatisieren und ihre Notwendigkeit erst danach zu hinterfragen.
Aus dem Einsatz von KI-Agenten ergeben sich drei Konsequenzen. Erstens sollte jedes größere KI-Projekt mit einer Vereinfachungsprüfung beginnen: Welche Verfahrensschritte können entfallen? Welche Daten liegen dem Staat bereits vor? Welche Nachweise sind wirklich notwendig? Erst dann sollte automatisiert werden. Zweitens braucht es neben Kennzahlen wie Durchlaufzeit und Kosten je Fall auch Maße für die verbleibende Regel- und Verfahrenskomplexität. Denkbar sind etwa die Zahl der Informationspflichten, der Datenfelder, der Nachweise, der Behördenübergaben und der Ausnahmeregelungen. Sonst wird ein technischer Effizienzgewinn mit Bürokratieabbau verwechselt, obwohl die zugrunde liegende Komplexität unverändert bleibt. Drittens sollten frei werdende Kapazitäten für echte Vereinfachung genutzt werden: weniger Doppelabfragen, klarere Zuständigkeiten und Regeln, die auch ohne technische Hilfsmittel verständlich bleiben.
KI-Agenten können einen wichtigen Beitrag zu einer leistungsfähigeren Verwaltung leisten. Gerade angesichts knapper Fachkräfte spricht viel dafür, wiederkehrende Prüfungen, die Datenerfassung und die Standardkommunikation zu automatisieren. Die politische Zielgröße darf aber nicht lauten, möglichst viel Komplexität möglichst billig zu verarbeiten. Gute Staatsmodernisierung heißt, unnötige Komplexität zu reduzieren, bevor der verbleibende Vollzug automatisiert wird. Für KI-Agenten in der Verwaltung sollte deshalb eine einfache Reihenfolge gelten: vereinfachen, standardisieren, automatisieren.
Literatur
Kuhlmann, S. & Missenhardt, T. (2025). Bündelung im Föderalstaat: Reformhebel für eine resiliente und leistungsfähige Verwaltung. Wirtschaftsdienst, 105(5), 368–375.